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Aktuelle Seite: Startseite / Allgemein / Rechnungen automatisch in lexoffice importieren

20. September 2021 By Nicole Melder Kommentar verfassen

Rechnungen automatisch in lexoffice importieren

Der Unternehmer von heute kennt es gut: Rechnungen über Rechnungen über Rechnungen. Wenn man sich alle Belege über das was man bestellt hat – sei es materiell oder eine Dienstleistung – jeweils anschauen würde, könnte man damit locker einen Mini-Jobber beschäftigen. Oder man stellt einen armen Azubi ab. Beides ist alles andere als zielführend und vor allem geht es doch so viel einfacher. Das Stichwort: Integromat.

Mit Integromat Prozesse automatisieren

Das tschechische Unternehmen Integromat* hat es sich zur Aufgabe gemacht, Prozesse in Unternehmen so weit wie möglich zu automatisieren und sie damit deutlich effizienter zu gestalten. Das passiert über die Verknüpfung von Apps und Anwendungen, die ganz verschieden sein können. Alles was man an manuellen Handgriffen erledigen müsste, beispielsweise das Verschieben von Anhängen von A nach B oder den Upload von Daten auf einen Server, kann mit Integromat ganz einfach automatisiert werden. Und das ohne Programmierung! Konkret schauen wir uns heute aber an, wie Rechnungen automatisiert in lexoffice verbucht werden können.

Nie wieder händisch Rechnungen in lexoffice importieren!

Wie vorab schon beschrieben, ist die Verwaltung von Eingangsrechnungen und -belegen ein ziemlicher Zeitfresser. Und besonders spannend ist die Aufgabe auch nicht. Daher haben wir bei JUVO eine Möglichkeit entwickelt, wie man sich diese lästigen Schritte im Alltag sparen kann. Im Integromat haben wir folgendes Szenario erstellt:
Das Rechnungspostfach wird den ganzen Tag, 24/7 in bestimmten Abständen gecheckt. Sobald eine E-Mail ankommt wird geprüft, ob ein Anhang mit dabei ist. Ist dies der Fall wird im nächsten Schritt geprüft, welches Format der Anhang hat. Wenn beispielsweise ein PDF, PNG oder JPG angehängt wurde, erfolgt der automatische Upload in lexoffice und zusätzlich in die Dropbox zum Backup. Fertig. Kein händischer Check, keine Arbeit für Mitarbeiter, keine Zeitverschwendung.

Eingehende E-Mails werden auf den Typ des Anhangs geprüft und dann automatisch hochgeladen.

Teams darf auch mitspielen

Ein ähnliches Szenario lässt sich auch mit Microsoft Teams verknüpfen, um Benachrichtigungen zu erhalten, sobald etwas passiert ist. Das überwachte Rechnungspostfach erhält eine E-Mail und es wird wieder geprüft, ob ein Anhang dabei ist. Sobald eine Datei anhängt, schaut Integromat* nach, ob es sich um eine PDF-Datei handelt. Denn in diesem Ablauf soll nur eine PDF-Datei bei lexoffice hochgeladen werden. Sobald der Upload des Belegs erfolgt ist, bekommt der User eine Benachrichtigung in Teams, damit er Bescheid weiß und den Überblick behält.
Für den eher seltenen Fall, dass die Rechnungsdaten direkt im E-Mail Text und nicht als Anhang enthalten sind, bekommt der User auch eine Teams-Benachrichtigung. Denn in diesem Fall, müsste der Mitarbeiter dann doch mal selbst einen Blick drauf werfen.
Allerdings beschränkt sich die Benachrichtigungsfunktion nicht nur auf Microsoft Teams. Der Verknüpfung eurer favorisierten Apps sind mit Integromat* keine Grenzen gesetzt. Somit kann man sich zum Beispiel auch über Discord, Messenger oder klassisch per Mail benachrichtigen lassen.

Über die Verknüpfung mit Microsoft Teams erhält der User eine Benachrichtigung, sobald eine Rechnung eingegangen ist.

Wir sparen Deine Zeit – auch bei lexoffice!

Mit Integromat* lassen sich eine Vielzahl von Szenarien erstellen, die dir und deinem Unternehmen eine Menge Zeit und Geld sparen. Mit der Verknüpfung von Apps und Anwendungen, die du sowieso nutzt, kannst du dir einzelne Arbeitsschritte sparen und ermöglichst dir eine deutliche Effizienzsteigerung.
Warum also warten? Wir entwickeln für dich die perfekte Lösung rund um deinen Prozess, damit du Zeit für wichtigere Dinge hast.

Du hast Anregungen oder Fragen? Dann lass‘ gerne einen Kommentar da oder melde dich direkt bei uns!


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Kategorie: Allgemein, Blog

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